E‑Rechnungen sind mittlerweile ein wichtiges Thema, und du hast sicher schon von der neuen E‑Rechnungspflicht gehört, die ab dem 1. Januar 2025 für alle Freiberufler, Gewerbetreibende und Unternehmen im B2B-Bereich gilt. Dabei sind elektronische Rechnungen an sich keine Neuheit – sie sind in Deutschland schon seit 2011 bekannt.
Keine Sorge, wir erklären dir genau, was du über E‑Rechnungen wissen musst, wie du sie erstellst und empfängst, und was du zur elektronischen Rechnungspflicht wissen solltest. So bist du im Handumdrehen auf dem neuesten Stand und weißt, was zu tun ist. Oft ist es gar nicht so kompliziert, die Anforderungen zu erfüllen.
Das Wichtigste in Kürze
– E‑Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die in einem strukturierten Format erstellt und empfangen werden. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Definition von E‑Rechnungen geändert, und ab dem 1. Januar 2025 gilt eine neue E‑Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen von in Deutschland ansässigen Unternehmen.Diese Verpflichtung ist der erste Schritt hin zu einem europaweit einheitlichen digitalen Meldesystem für die Umsatzsteuer und soll die Automatisierung von Prozessen vorantreiben.Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.Die Anforderungen, wie Pflichtangaben, Aufbewahrungsfristen und weitere rechtliche Vorgaben, bleiben genauso wie bei Papierrechnungen bestehen.Eine E‑Rechnungs-Software hilft dir dabei, E‑Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten.
Was ist eine E‑Rechnung?
– Eine Rechnung gilt laut § 2 der E‑Rechnungsverordnung (ERechV) und dem Wachstumschancengesetz dann als E‑Rechnung, wenn sie:
in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann,
eine elektronische Verarbeitung der Daten ermöglicht und
den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht.
Dadurch kann der gesamte Rechnungsprozess – sowohl auf Seiten des Leistungserbringers als auch auf Seiten des Leistungsempfängers – vollständig digital ablaufen. Die E‑Rechnung wird langfristig die Papierrechnung ersetzen und soll durch Automatisierung für mehr Effizienz im Rechnungswesen sorgen.
Eine E‑Rechnung besteht aus einer maschinenlesbaren Datei, die alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und steuerliche Informationen enthält. Wenn du dir so eine elektronische Rechnung anschaust, siehst du oft nur kryptische Zeichen – das sind XML-Dateien, die von speziellen Programmen verarbeitet werden können. Ein standardisiertes Format, wie es die EU-Norm EN 16931 vorschreibt, legt genau fest, welche Informationen an welcher Stelle der Rechnung zu finden sein müssen.
Eine PDF-Rechnung ist keine E‑Rechnung
– Vielleicht denkst du bei einer E‑Rechnung an eine PDF-Rechnung, die du per E-Mail verschickst. Eine PDF ist jedoch keine echte E‑Rechnung, da sie nicht den Anforderungen der EU-Norm entspricht und nicht maschinenlesbar ist. Sie ist eher eine elektronische Form der klassischen Papierrechnung.
Das Wachstumschancengesetz erlaubt jedoch auch, dass ein anderes strukturiertes elektronisches Format zwischen den Parteien vereinbart wird, solange es die Extraktion der notwendigen Rechnungsdaten im EN 16931-konformen Format oder in einem interoperablen Format ermöglicht. Dies soll vor allem die Nutzung der weit verbreiteten EDI-Standards (Electronic Data Interchange) ermöglichen.
Es braucht einen einheitlichen Standard, damit jedes Programm die Daten automatisch verarbeiten kann – ähnlich wie bei E-Mails, die unabhängig vom verwendeten Programm empfangen und versendet werden können.
Streng genommen haben E‑Rechnungen also kein ansprechendes Design mehr, sondern bestehen nur noch aus Code. In Deutschland wird die EN 16931 bereits heute in Form von Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Mehr zu den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD erfährst du hier.
Wichtig: Du kannst E‑Rechnungen derzeit nur dann verschicken, wenn der Empfänger vorher zugestimmt hat. Oft reicht es, wenn der Empfänger die Rechnung bezahlt, um seine Zustimmung zu bestätigen. Möchte dein Geschäftspartner jedoch weiterhin eine Papierrechnung, bist du verpflichtet, diesem Wunsch nachzukommen.
Habt Ihr dazu eine Meinung?
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Teilt gerne eure Meinung zu diesem Thema!
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